Pessoa abrindo porta de apartamento

7 coisas que não podem faltar no welcome book de hóspedes de temporada

O welcome book é um dos itens obrigatórios que não podem faltar em uma habitação de temporada. 

Além disso, com ele você consegue cativar hóspedes, criar relações positivas e manter parcerias de longo prazo.

Um livro de boas vindas durante a temporada requer um investimento baixo e causa uma percepção diferente em relação ao seu imóvel.

Pensando nisso, a Seazone preparou neste conteúdo algumas dicas práticas de como desenvolver um Welcome Book para se diferenciar de outros concorrentes do mercado. 

O que é um Welcome Book?

O welcome book é um livro de boas vindas dedicado aos hóspedes que vão ter sua estada em um imóvel de temporada, seja ele uma casa ou um apartamento.

Geralmente, essa forma de recepção se equivale ao check in em pousadas, hotéis e resorts e apresenta as principais informações aos hóspedes, como proibições, alertas e orientações sobre os ambientes internos.

A partir deste primeiro contato, o hóspede fica ciente das suas obrigações e deveres a partir do momento da sua chegada, evitando surpresas incômodas por falta de informação.

No tópico seguinte você entenderá melhor a importância do welcome book quando usado de forma correta no decorrer de um aluguel de temporada.

Qual a importância de um Welcome Book para o aluguel de temporada?

Geralmente, um welcome book é o primeiro contato de alguém que nunca esteve naquela propriedade ou até em determinada região. 

Sendo assim, é muito importante que a primeira impressão seja a melhor possível.

Pensando na experiência do hóspede, com um Welcome Book, ele vai contar com uma excelente referência de onde está, se sentindo mais confortável para extrair o melhor da estada.

De acordo com a Associação Brasileira das Operadoras de Turismo (Braztoa), itens como Welcome Book podem dar ainda mais valor ao seu imóvel e garantir mais destaque em relação aos concorrentes de temporada.

Fora isso, vale destacar também o valor documental desse método de recepcionar os turistas interessados em alugar a sua propriedade para temporada.

Uma vez que o livro contenha todas as diretrizes e proibições do uso do espaço, o locador está resguardado caso precise lidar com algum acontecimento inesperado. 

Ou seja, o welcome book também é uma forma de ficar precavido de situações inusitadas.

Montando um Welcome Book destinado para o aluguel de temporada

Um welcome book pode ser criado sem muita dificuldade desde que você separe com atenção os conteúdos que deverão fazer parte dele.

Inclusive, é nesta etapa que geralmente costuma acontecer desencontro de informações e dúvidas por parte dos proprietários que utilizam seus imóveis para o aluguel de temporada.

Por isso, confira algumas dicas estratégicas de como montar um Welcome Book eficiente para o seu imóvel e que agrade o hóspede com suas funcionalidades. 

1. Deixe uma mensagem de boas vindas aos seus hóspedes

Todo welcome book deve começar com uma mensagem positiva e desejar um período de felicidade aos hóspedes.

Sendo assim, fuja de temas polêmicos ou textos óbvios e entregue algo original com foco no período de felicidade que os seus hóspedes devem viver.

2. Disponibilize informações práticas de como chegar ao local

O livro de boas vindas também serve para solucionar possíveis dúvidas. E algo que não deve faltar é um mapa detalhado da região com informações claras sobre rotas até a casa.

Por mais que o acesso ao GPS seja mais fácil do que em anos anteriores, imprevistos ou situações inusitadas podem acontecer.

Neste caso, estar à frente de problemas e prever esse tipo de situação pode ser um importante diferencial em relação à experiência do consumidor no ambiente.

Além disso, considere acrescentar rotas aos principais pontos úteis e turísticos da cidade, como rodoviária, bares e shoppings.

3. Insira informações sobre o checkin e o checkout 

Como dito mais acima neste artigo, o welcome book também funciona como um checkin e checkout informal. 

Aqui, vale a pena apresentar quais são as regras do imóvel desde a chegada, como cuidar do local e quais são as regras de entrega de chaves no final da estada.

Por se tratar de um livro geral e à disposição de qualquer tipo de público, tente utilizar termos leves, e de fácil compreensão, evitando palavras muito fortes ou que indiquem multas e represálias formais em excesso.

4. Ensine a como lidar equipamentos eletrônicos, água e eletricidade

Geralmente, o imóvel destinado ao aluguel de temporada fica com a eletricidade e a água desligadas enquanto os cômodos estão desocupados.

Se este for caso, não esqueça de ensinar como podem religar todos os equipamentos da maneira correta, indicando as localizações dos disjuntores, dos registros d’água e das tomadas.

5. Coloque informações de emergência caso necessário

Um detalhe que não pode ser esquecido durante a montagem de um welcome book é adicionar todos os telefones úteis e de emergência possíveis.

Embora não chegue a ser necessário em centenas de ocasiões, esse tipo de cuidado pode determinar o fim de um período dedicado apenas ao lazer.

6. Não se esqueça de informar as regras do ambiente

Após adicionar todos os temas citados anteriormente, acrescente as regras do ambiente, como a proibição de álcool, carros ou até som alto após determinado horário. 

Neste momento, o proprietário deve definir quais proibições valem ou não ser implementadas para a melhor estada e conservação do imóvel de modo geral. 

Para evitar maiores problemas, não utilize palavras de duplo sentido ou sentenças que dêem margem para dupla interpretação. 

Se necessário, peça ajuda a um advogado e elabore algo sob medida.

7. Ofereça dicas de lazer e entretenimento para os visitantes

Por fim, dedique o restante do espaço do welcome book para mostrar os principais passeios e rotas da sua cidade.

Caso encontre dificuldade, você pode entrar em contato com a secretaria de turismo municipal ou sites especializados em roteiros turísticos e usar as informações como base.

Quando não vale a pena fazer um Welcome Book?

Um welcome book só não vale a pena ser feito e implementado quando o proprietário insiste em apresentar todos os detalhes do imóvel na entrega de chave. 

Também é possível descartar esse recurso caso o locador tenha um profissional dedicado à recepção de hóspedes à disposição 24h para retirada de dúvidas.

Agora, caso nenhum destes dois casos represente o seu dia a dia, o uso de um livro de recepção pode ser considerado um excelente investimento. 

O Welcome Book pode ser responsável por aumentar as vendas de aluguéis de temporada?

Sim, o welcome book consegue ser um responsável direto por um aumento das vendas de aluguéis de temporada.

Afinal, como vimos ao longo do conteúdo, além de ser um item de informações e normas sobre o ambiente, pode ser visto como um diferencial aos olhos do locatário mais detalhista.

Inclusive, esse recurso pode trazer uma primeira impressão do seu imóvel tão positiva a ponto de fidelizar um hóspede a longo prazo.

Agora que você sabe de todas as vantagens e do baixo custo de montagem de um welcome book, coloque tudo em prática e veja os seus ganhos aumentarem.